近年、セキュリティリスクの高まりに伴い、多くの企業がさまざまなセキュリティツールを導入しています。また、従業員による情報漏洩など、内部リスクへの懸念も増しており、内部監査に力を入れる企業も少なくありません。
しかし、内部監査を進める中で「どのようなツールを使えばよいのか分からない」「Microsoft 365 の外部共有機能だけでは管理が難しい」といった声もよく耳にします。
本記事では、そうした課題に対応できる、内部監査の一助となるファイル共有ツール「DenshoBako」をご紹介します。
DenshoBako とは
DenshoBako とは、AvePoint 社が提供するファイル共有ツールです。Microsoft 365 と連携し、SharePoint , OneDrive , Teams から直接ファイル共有の操作をすることができます。
対象のファイルのメニューから「DenshoBakoで送る」を選択すると、共有リンク作成画面に遷移し、2ステップで共有が完了します。普段の共有方法と大きく変わらない操作感で利用できる点が、DenshoBako の大きな特長です。
さらに、共有リンク作成画面では、パスワードの設定、ダウンロードの許可・禁止、ファイル閲覧時の通知受け取りなど、細かな共有設定が可能です。
これにより、安全性と利便性を両立したファイル共有が実現できます。
DenshoBako の監査機能
DenshoBako には、誰がどのファイルを誰に共有したかを一覧で確認できる監査機能が備わっています。
この機能を活用することで、社内ユーザーが機密情報を第三者に共有していないかを把握することも可能です。
監査ログの確認方法としては、分析レポートから「監査ログ」機能を選択することで、管理者は各ユーザーがどのファイルを共有しているかを詳細に確認できます。
表示される情報には、以下のような項目が含まれており、より具体的な共有状況の把握が可能です。
監査の項目
- 閲覧状況
- 閲覧日時
- 顧客指名
- 総閲覧時間
- 共有リンク
- パスワード
- 共有リンク作成者
- 生成日時
- 有効期限
- ダウンロード（済/未ダウンロード）
さらに、監査ログの検索機能を活用することで、特定の日時に共有が行われたかどうかをピンポイントで確認することも可能です。
DenshoBako で安全な共有を始めませんか？
以上、DenshoBako の概要と監査機能についてご紹介いたしました。
DenshoBako では、共有状況を可視化できるため、内部監査のツールとしても活用いただけます。
今回は監査機能を中心にご紹介しましたが、共有ファイルを閲覧した相手に自動でメールを送信し、フォローアップできる機能など、マーケティングの観点でも活用可能です。
ご興味をお持ちの方は、ぜひお気軽に Livestyle までお問い合わせください。
