長野県厚生農業協同組合連合会

柔軟に運用できるOffice 365への移行を決意

長野県厚生農業協同組合連合会（JA長野厚生連）は、「JA綱領のもとに医療活動を通じ、組合員・地域住民のいのちと生きがいのあるくらしを守り、健康で豊かな地域づくりに貢献します」という理念を持ち、長野県全域に10の事業所と長野市内の本所で医療事業を行っています。また、農山村の医療を中心に、病気の予防と高齢者福祉の取り組みを続け、安心して暮らせる豊かな地域社会の実現に努めるべく、医療施設の耐震化を図るとともに、効率化を高めるために近年ではICTの利活用を進めてきました。

JA長野厚生連では、従来から利用しているグループウェアのサポート終了に伴い、同じグループウェアをアップグレードするよりも、クラウドに移行して利便性や業務効率化を図ったほうがよいという議論が持ち上がっていました。また、本所や事業所間での情報のやり取りの手段がメールしかなかったため、クラウドで情報共有を行いたいと考えたといいます。「オンプレミスのサーバではディスク容量に限りがあるので、大容量のファイルを送る要望が出てくるたびに設定を変えるなど、運用面を改善したいという思いがありました。今後は、ハードウェアを極力少なくして、管理者の負荷を低減することを考えています。また、これまでは同じサーバ室内で取っていたバックアップも、クラウドでのバックアップを活用することで、万が一の災害などの場合も事業を継続することができると考えました」と業務部 業務課 課長代理の久保 友宏氏は話します。

2015年11月にERPシステムをMicrosoft Azureに移行していたJA長野厚生連では、同じマイクロソフトが運用するOffice 365であればセキュリティ面でも安心できると考えました。「従来のグループウェアを新しくするよりも、Office 365のほうが構築コストが1/3で、トータルコストも低くなると試算しました。また、Office 365であれば、新たな機能やアプリケーションが追加されて、柔軟な使い方ができるということも魅力でした」と業務部 業務課 の百瀬 賢氏は話します。

TOSYSとディスカバリーズが構築を支援

Office 365の導入をマイクロソフトに相談したJA長野厚生連は、デザイン力の高い構築パートナーを紹介してもらうように要望し、Office 365のポータルサイトである「InSite」を提供するディスカバリーズがSharePoint Onlineの構築を行い、Exchange Onlineの構築をTOSYSが行う形で2016年12月にOffice 365の導入を完了しています。「メールサーバのExchange Onlineへの移行では、これまで使っていたドメインをそのまま使いたいという要望があったのですが、TOSYSの協力によってスムーズな切り替えができました」と業務部 施設課の青沼 大智氏は評価しています。

Office 365は本所内の職員および各事業所の事務職の300ユーザーが利用していますが、300ユーザーが同時に利用するとネットワークに負荷がかかるため、ネットワーク機器の設定などを見直し、適宜設定の変更を行うことでネットワーク負荷を軽減できたといいます。

SharePoint Onlineでは、アドオンのInSiteを使うことによって、本所や事業所との情報共有を行い、利用者の接続状況やアプリの利用状況などを管理しています。また、共有ライブラリを設置し、データやファイルを共有できるようにもしています。

Microsoft Teams なども活用していく

共有ライブラリでは、本所の各課でフォルダを作り、課内での情報共有を行うほか、各事業所用のフォルダを作って、本所および各事業所間でのデータのやり取りも行っています。従来は、離れた場所でデータをやり取りするのはメール添付しかありませんでしたが、共有ライブラリでは大容量のファイルでもやり取りでき、管理者がメール添付容量の設定を要望のたびに変更する手間もなくなりました。
以前のグループウェアでは1画面の中に情報が雑多に表示されて見づらかったといいますが、InSiteを利用することでシンプルになり、見やすくなったという利用者の声も出てきています。ポータルのトップページにイベントを表示させることで、会議や研修会のスケジュールがひと目でわかるようになったほか、JA長野厚生連が運用している「厚生連通信」のお知らせのページの情報を載せることによって、他の事業所で何が行われているかが厚生連全体でわかるようになるという効果も生まれました。

2017年度はOffice 365のさまざまな機能を利用していきたいとJA長野厚生連では考えています。たとえば、南北に長い長野県全域に事業所を持っているため、これまでは南端の事業所が本所での会議に参加するには片道約2時間かかっていましたが、Web会議などが行えれば業務を効率化することができます。また、Microsoft Teamsなどの活用も検討しており、さらなるコミュニケーション活性化も目指しています。

「各事業所は、それぞれ独自にグループウェアを運用していますが、本所でOffice 365をパイロット的にうまく運用していくことで、各事業所の次期グループウェアの選択肢になっていくことを期待しています。また、Office 365の操作方法を動画形式でアップすることで利用者が操作に迷わないようにしていますが、今後は、情報セキュリティ教育や医療安全の教育なども動画で配信して、時間が空いたときに職員が見て勉強できるようにしたいですね。今回の導入構築でTOSYSは柔軟に対応してくれて、スムーズな移行ができました。今後は、オンプレミスのサーバをAzureなどのクラウドに移行することも検討しており、その際のActive Directory連携などについても協力してくれると助かりますね」と最後に久保氏は話してくれた。

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