社内へのチャットや上長への申請、様々な案件のチーム対応などに使われる Microsoft Teams。
Teams はチャットやチャネルなどテキストベースでの情報共有と同時に、ファイル共有を行うことができます。
便利に使える反面、「チャットでもらったあの資料、どこに行ったっけ…」といったように、すぐに情報が流れてしまうと感じることはありませんか？

今より情報を探しやすくするには、Teams のファイル保存の仕組みを理解することが大切です。
今回は 以外と知られていない？ Teams のファイル保存先について、ポイントと共にご説明します。

Teams に共有したファイルの保存先

自分のPCから Teams に添付したファイルは、一見 Teams 本体に保存されているように見えますよね。しかし実際には、ファイルは 組織の SharePoint サイトや OneDrive for Business に保存されています。

保存先の詳細については、以下記事で詳しく解説しています。

Teams のデータ保存先 チームと個人チャットの違いとは？ – Livestyleクラウドサービス (live-style.jp)

ポイント「OneDrive」から共有した場合

Teams でファイルを共有する場合、チャットでもチームチャネルでも、「OneDrive」から共有するか「コンピュータからアップロード」という2種類のファイル共有方法を選択できます。

実は、チームでもチャネルでも「OneDrive」を選択してファイル共有を行った場合は、共有したファイルは組織の SharePoint には保存されません。

え、さっき共有したファイルは OneDrive か SharePoint サイトに保存されるっていったじゃん！ という感じですよね。

なぜこのような仕組みになっているのかというと、

チャットやチャネルで OneDrive から共有した場合、ファイルのコピーが OneDrive / SharePoint に保存されているのではなく、個人の OneDrive のファイルリンクを共有している んです。

Teams で確かに共有したはずなのに、 OneDrive もしくは SharePoint サイト のどこにもファイルがない！という場合は、OneDrive で共有していないかご確認ください。

逆に OneDrive で共有をすれば、ファイルがコピーされることはないので、同じファイルが様々な場所に点在することを防ぐことができます。

共有方法の違いを意識して使い分けていただくことで、より便利に Teams でのファイル共有を行いましょう！

Microsoft 365 の標準機能をどのぐらいご存知でしょうか？非常に多くの機能を持つ Microsoft 365、ご利用に慣れてきた方ほど『使っていたけど知らなかった！』 という機能があるかもしれません。
そこで今回は、意外と知られていない Microsoft 365 の標準機能 についてご紹介したいと思います。

機能① OneDrive 書類スキャン機能

紙媒体の書類をPDF化する際、プリンターで行っている方が多いかと思いますが、その場にプリンターが無くて困ることはありませんか。
OneDrive では、スマートフォンに OneDrive アプリをインストールすることで、簡単に紙媒体をPDF化することが可能です。

①アプリの起動

②カメラマークをクリック

③対象の紙媒体を投影

④範囲が確定したら完了

機能② 一定期間のファイルバックアップ

先ほど紹介した OneDrive をはじめ、Microsoft 365 には SharePoint （ファイル）や Exchange Online （メール）といった保存先の役割を持つアプリがあります。このようなアプリでよくあげられるトラブルが、「誤操作によるファイル・メール削除」です。

個人の誤操作が原因のため、こういった場合にはファイルの復旧が出来ないと思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか？実は、Microsoft 365 の標準機能として削除後も一定の期間ファイルが保持されます。

■保持される期間

• OneDrive/SharePoint：合計93日間保持
• Exchange Online：最大30日保持（既定14日）

まとめ

ここまで、Microsoft 365 の標準機能にはあまり知られていない便利な機能があることをご紹介しました。他にも様々な機能がございますが、一方で Microsoft 365 の標準機能だけでは賄えない部分もございます。
今回紹介したファイルバックアップは一定の期間が過ぎてしまうとデータが復旧できなくなり、復旧方法が複雑になってしまいます。そのような場合に備えて、Livestyle では無期限の利用及び簡単な復旧作業が可能となるサービスをご用意しております。ご興味のある方は下記ページをご確認ください。

“Teams電話” のキーワードは聞くけれど、ライセンス体系やその仕組みが「イマイチわからない」という方は意外と多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日々お客様のご要望を耳にする営業からの目線で Teams電話の利用シーンとその実現に必要な各種ライセンスをご紹介いたします。

Teams電話でできること

Teams電話は、その名の通り会社でお使いのTeams上で「固定電話を発着信（応答）する」ことができるサービスです。

Teamsから電話が掛けられるとはいっても、ネットでは品質が心配…。という方もいらっしゃるかもしれません。現在では、従来の固定電話でよく利用されている 0ABJ番号 （03-xxxx-xxxx などから始まる全10桁の電話番号の形式）をTeams電話でも利用することが可能です。
0ABJ番号をTeams電話などのIP電話で使うためには、国が求める基準の通話品質を満たさなければなりません。この国の基準というのは 固定電話と同等レベルの品質 になるため、品質面でも安心感を持ってご利用いただけると思います。

UniTalk

Teams電話を利用するには、各キャリアのTeams電話サービスを契約する必要があります。今回は、弊社で取り扱っている SoftBank の Unitalk というサービスを利用した場合のライセンス体系をご紹介します。

Unitalk の詳細については以下よりご確認ください。

Teams電話の利用シーンと必要なライセンス

備え付けの固定電話をTeams電話として利用する場合では、以下のようなシーンが多く挙げられます。

上記のどのシーンであっても、外線・内線それぞれ必要になるライセンスの組み合わせは同じになります。

外線として利用

■TIPS
Microsoft 365 のID保有ユーザーに個人直通番号を付与する場合には、「発着信」ができるライセンスの組み合わせをご選択いただく必要がございます。

※1.転送応答も含まれます。

内線として利用

内線電話としてのみご利用の場合は、Microsoft Teams 共有デバイス ライセンスが必要になります。

※いずれの場合でも、Teams電話のご利用には Microsoft 365 のベースライセンスが必要です。
※ライセンスの種類や価格は記事作成当時のものであり、変更になる場合がございます。

以上、よくある利用シーンのライセンスをご紹介いたしました。
このような場合は？などご質問や Teams電話 / UniTalk にご興味がある方は、是非一度お問合せください。

Microsoft の発表によるとTeams の月間アクティブユーザー数は世界で2.7億人を超え、日本の利用率は世界3位となるそうです。今や世の中に広く普及している Microsoft 365 ですが、皆さんは似ている名前のライセンスがあるなと思うことはありませんか？
私自身過去にお客様から「365 ライセンスって似てるの多いけど私の会社ってなんのライセンス使っているんだっけ？」と質問を頂いたことがあるぐらい、名前や機能がややこしいです。
そこで今回は、Microsoft 365 の名前が似ているライセンスをご紹介します。

Microsoft 365 Apps

Microsoft 365 Apps はどちらもOfficeアプリ（Word、Excel、PowerPoint等）の利用可能なライセンスとなっており、Apps for Enterprise と Apps for Business の2種類があります。
大きな違いとしては、利用ユーザー数の制限の有無があります。Apps for Business の利用可能ユーザー数は300ユーザーまでですが、Apps for Enterprise では無制限で利用が可能です。また、細かいところではホワイトボードの利用は Apps for Enterpriseでのみ可能となっています。

Microsoft 365 F3/ Microsoft 365 F1

先ほどの Business や Enterprise は中堅・中小企業 / 大企業 と理解しやすいですが、Microsoft 365 には F3・F1とFのつくライセンスが2つあります。
このFライセンスは、作業現場向けのライセンスです。内部でのコミュニケーションに特化しているため、Teams やSharePoint が利用可能なライセンスとなります。

F3・F1 は機能差がはっきりとしており、F3の方がOfficeアプリの編集やメールの送信などできることが多くなっています。現場の作業員と指示監督者で使い分けたり、場合によってはフロントに立つ営業マンにも活用できそうなライセンスです。

まとめ

名前の似たライセンスをいくつかご紹介しましたが、ライセンスによる違いを理解していましたでしょうか。違いは理解できていても、必要なライセンスは組織の形態やニーズによって異なるというのが現状です。TOSYS Livestyle ではお客様の Microsoft 365 の導入をご支援しております。今後 Microsoft 365 ライセンスを購入を検討されている方は、是非一度ご相談ください。

今回は、新しくITツールを導入されるお客様についてのお話です。日々様々なお客様と会話をしていて、Microsoft 365 の導入～活用に成功する方もいらっしゃれば、なかなか課題解決に至らない…といったお客様にも出会うことがあります。
そんな中で、 Microsoft 365 の導入検討に至るまでには2つの改善課題があるのではないかと感じるようになりました。このように導入に至るまでの課題と、その後の活用促進についてのよくあるケースについてご説明しますので、これから新たにツールを導入される方や活用促進にお悩みのある方はぜひご参考ください。

2つの改善課題

お客様が Microsoft 365 といったITツールを検討されるにあたって生じる2つの改善課題とは、

① 本来改善したい課題　（例）「部署間の連携を強化したい」
② ①に向かうための課題　（例）「Microsoft 365 や Teams の導入/活用」

だと考えています。②は本来の課題を解決するための目下の課題とも言えますね。

もちろん①と②は関連し合うものでありどちらも大切なのですが、導入に向けたご提案をしていると、だんだんと①だけが課題として取り上げられて②の存在が薄まってしまったり、導入後には②が完全に問題視されなくなってしまう場合があります。

これは一体なぜなのでしょうか。

形だけの業務改善

②の課題が問題視されなくなってしまうのは、経営層や組織から求められるのは①である場合が多いからです。本来の改善課題というのは「連携強化」や「DXの推進」といった聞こえの良い言葉（もちろん大切ですよ！）であることがほとんどです。この解決に向け、情シスは Microsoft 365 などのITツールの導入によるメリットを必死に経営層にアピールします。
…そしていつの間にか、ツールの導入がゴールになってしまうんです。

ツールの活用促進

では、ツール導入後の活用促進に目を向けてみましょう。
新たなITツールの導入前後で、多くのお客様はエンドユーザーに向けた「事前のトレーニング」や「デモンストレーション」を行います。しかし、こちらも行うこと自体が目的となってしまい、エンドユーザーが実際にどう活用していけばよいのかわからないまま導入が進み、実際には活用してもらえていない…といったケースがあるんです。

実はこうしたケースの場合は、具体的な活用方法の説明よりも、社内の風土醸成から取り組んでいく必要があることがほとんどです。今まで電話やメールでのやり取りが当たり前だったのに、いきなり今日からチャットでコミュニケーションしてください！と言われても、困惑してしまうのは当たり前のことですよね。

大切にしたいこと

今回は、営業をしていて感じるITツールの導入～活用に至るまでのよくあるケースをご紹介させていただきました。こうしたツールの導入～活用を成功させるために大切なことは、「検討のベースである2つの改善課題を持ち続けること」、そして形だけの業務改善をなくすためには、「目下の検討課題を優先した検討と提案が行われること」だと考えています。

ITツールの導入・活用にあたり社内の風土情勢が必要であるお客様には、まずはチャットだけ使ってみる・社内SNSを気軽に使うなど、スモールスタートをオススメしています。
ぜひ一度、これまでの弊社の導入・活用事例をご確認ください。

私たち TOSYS Livestyle は、お客様毎の実情と社内風土に寄り添いながら、導入後もお客様と共にその目的を伝え続け、「ここちのよいクラウドサービスを」ご提供することを目指して継続的な取り組みを行っております。
導入やその後の活用も含め、ご相談したいことがございましたら、是非お気軽にご連絡ください。

総務省の調べによると、現在のクラウド導入企業は約6割。今の社会には切っても切り離せないクラウドサービスですが、ご利用にあたって、デバイスについて考えたことはありますでしょうか。ある程度のスペックがあれば何でもいいと思う方もいらっしゃるかと思いますが、現在の業務に合ったデバイスがあるかもしれません。
そこで今回は Livestyle の営業おすすめ、Microsoft 365 を活用し尽くすためのデバイスをご紹介します。

ThinkSmart Hub

ThinkSmart Hub for Microsoft Teams Rooms は Lenovo社が提供している Teams会議専用のデバイスです。会議室に設置することで、ワンタッチで Teams会議に参加することができる製品です。モニターに接続することで会議画面に資料を投影することもでき、スムーズな資料共有が可能です。

弊社の Teams Rooms ミーティングワークショップ では、 ThinkSmart Hub をはじめ Teams会議専用デバイスを2週間無償でお試しいただけます。ご興味のある方は、ワークショップ資料より詳細をご確認ください。

Surface Hub

Surface Hub 2S は、様々な場所での会議や共同作業を可能にする、Microsoft社の提供するコラボレーションデバイスです。Teams会議やホワイトボード等打ち合わせとしての利用はもちろん、 Microsoft Edge や PowerPoint 等の利用もできるため、個人でも複数人でもご活用いただけます。

移動可能なスタンドを利用すれば、どこでも会議室に早変わり。50インチ～の大画面でストレスなく、昨今話題のハイブリッドワークを実現することが可能です。立ち話にぴったりなサイズ感ですので、後ろの背景を映しながらのラフな会話にも向いています。
また、通常のホワイトボードにも劣らないサイズ感で電子ホワイトボードとしても利用が可能です。打ち合わせのメモは Surface Hub からメンバーに共有できるので、アイディア出しや思考の整理の場としても活躍いたします。

Surface Pro シリーズ

会議専用のデバイスを紹介してきましたが、パソコンにもお勧めのデバイスがあります。
Surface Pro シリーズ は Microsoft社が提供しているノートPCで、軽量かつキーボードが取り外し可能な製品となっています。
こちらは持ち運びがしやすいため、移動の多い部署や在宅勤務が多い方などの利用に向いています。タッチパネル式ですので、タブレットとしてのご利用も可能です。

キックスタンドで角度を自由に調節できますので、 Surfaceペンと組み合わせて手書きのノートとして利用したり、出先ではノートPC、仕事場ではキーボードを取り外して外部モニターのサブディスプレイとして使用するなど、利用シーンに応じて使い分けのできる、自由度の高い製品となります。 弊社の営業チームでも利用者の多い製品です。
2022年7月現在、シリーズとしては Surface Pro X までリリースされています。

まとめ

今回ご紹介した製品は皆さんの業務にマッチするデバイスでしたでしょうか？これらの製品はそれぞれ、弊社からご購入いただくことが可能です。Teams会議用デバイスや Surface Hub はオフィス1Fの Microsoft Base Nagano にも設置してありますので、是非 Base Nagano にお越しいただき、ご体験いただければと思います。

■Microsoft Base Nagano

普段の業務に欠かせない Word・Excel・PowerPoint などの Office アプリケーション、今後どのように購入・管理するか考えていますでしょうか。

皆さんご存じのことと思いますが、Office には永続ライセンス版（買い切り）とサブスクリプション版（定期課金）が存在します。
現在、永続ライセンス版の Office のサポート期限は発売から５年で、新バージョンは３年ごとに発売されるのが基本となっています。一方でサブスクリプション版にはサポート期限は無く、常に最新バージョンを利用することができます。

私がお勧めしたいのは、もちろんサブスクリプション版の購入です！

お勧めの理由１：サポート期限

サポート期限がないということは、ライセンス契約がある間、常に最新の状態で利用できるということです。機能の追加はもちろんですが、最も重要なのはセキュリティ面です。
サポート期限が過ぎると更新プログラムやセキュリティパッチが提供されなくなります。サポート期限切れの Office を使い続けることは、日々高度化するサイバー攻撃に対して穴を開けているような状態で、セキュリティリスクを高めてしまいます。

関連記事：猛威を振るうマルウェア Emotet、Microsoft 365 で出来る対策 – Livestyleクラウドサービス (live-style.jp)

お勧めの理由２：コストパフォーマンス

最も低価格のサブスクリプション版 Office は１ユーザーにつき 900円/月、１年に換算すると 10,800円/年 となります。価格だけ比較するとサブスクリプション版が割高なように感じてしまいます。

ただ、永続ライセンス版も購入して終わりではありません。
必要なライセンスが増えて追加購入する際には、既にサポートが始まってしばらく経った状態のものを購入することになります。その時の最新版 Office を購入するとしても、組織内でバージョンの異なる Office が混在することになり、管理面で負荷が高まってしまいます。

サブスクリプション版であれば購入タイミングに関わらずバージョンは統一されています。新機能がリリースされた際にも、ある程度アップデートタイミングの制御が可能です。
また、デバイス単位ではなくユーザー単位での購入となるため、例えば Windows と Mac を使い分けている場合などは、一人分のライセンスで5台まで Office アプリをインストールすることができます。

お気軽にご相談ください

と、ここまでサブスクリプション版 Office を推しに推して来ましたが、いきなりの購入はやはりハードルが高いかと思います。
「少人数だけ導入してみようかな」「全部クラウドにするのは不安だけど、とりあえず Office だけ試してみようかな」と思った方はお気軽にご相談ください。

2022年4月1日より、改正個人情報保護法が施行されましたが、対応はお済みでしょうか。
　
改正個人情報保護法は「個人の権利利益の保護」「AI・ビックデータへの対応」などを目的に改正されましたが、個人データの取り扱いがより厳格化され、漏えい等の報告の義務化やペナルティ強化など、負担がさらに大きくなりました。
今回は “改正個人情報保護法の主な改正点” と “事業者が必要となる対応と対策” について触れてみたいと思います。

改正個人情報保護法の主な改正点

改正個人情報保護法の主な改正点と対応のポイントを見てみましょう。

いかがでしたでしょうか。上記（対応増）を見るだけでも事業者の負担が増大することがわかってもらえるかと思いますが、いかに負担を軽減しながらこれに対応していくかが重要になってくると思います。

事業者が必要となる対応と対策

対応の増加は避けられない一方で、改定前でも改定後でも、対応する機会は “漏えいしてしまった場合” と “本人からの開示があった場合” の2点に絞られます。負担を軽減するためには、2つの機会に沿った対策をご検討することをお勧めします。

① 個人情報の漏えい等を発生させないセキュリティ対策を行う
② 本人からの各種請求に迅速に対応できるシステムを利用する

特に改正後の対応については、何から手を付けて良いかわからない方も多いと思います。分からない際も、上記対策から検討頂くことをお勧めします。

個人情報の漏えい等を発生させないセキュリティ対策

当社では、セキュリティ対策として、Microsoft 365 のセキュリティ機能を用いた多要素認証やアクセス制御といった不正アクセス対策やデータの悪用を防ぐためのデータ損失防止、アクセス制限（IPアドレス制限やデバイス制限）の制御など、セキュリティ環境の構築から日々のセキュリティ運用までをご支援させていただくことが可能です。

本人からの各種請求に迅速に対応できるシステム利用

また、個人情報の検索や視覚化、お客様からの要求に対応するためのソリューション「Microsoft Priva（プリバ）」導入のご提案ご支援が可能です。

-Microsoft Privaとは-

注）Microsoft Priva をご利用になる際は、Microsoft E5 Compliance 相当のライセンスが必要となります。

コンプライアンスリスクに対するアセスメント

また、Microsoft E5 Compliance の試用版ライセンスを使い、自社のコンプライアンスリスクを可視化するアセスメントも行っております。

改正個人情報保護法の対応を検討している方は、是非お問い合わせください。

私は普段 Livestyleサービスの営業担当として、お客様の計画や現在の活用度に合う Microsoft 365 のライセンスをコーディネートしてご提案をしています。

お客様に是非お勧めしたい、でもとっておきとして内緒にもしておきたい、そんな高機能かつ費用も安いライセンスが存在します。そのライセンスは

Microsoft 365 F3 ライセンスです！

Microsoft 365 F3 は ”現場担当者” のためのプラン？

Fプランの F は “フロントライン” の F、つまり現場担当者向けのプランと言われています。現場担当者について Microsoft は以下のように定義しています。

現場担当者とは、従業員のうち、その主な職務が顧客または一般大衆に直接接してサービス、サポート、製品販売を行うことである人々や、製品またはサービスの製造や流通に直接かかわる仕事をしている人々のことです。

引用元：現場の最前線で働く従業員向けのコラボレーション ツール | Microsoft 365

ただ、私も営業担当として営業現場の前線におりますので、機能面だけなら Fプランで事足りるのではないかと思うことがあります。

Microsoft 365 F3 がお勧めな理由

例えば一部のユーザーで Microsoft 365 E3 を導入済みで、全社展開を考えている場合に Microsoft 365 F3 はとてもお勧めできます。既に Teams やメール、様々なコミュニケーションツールで交わされている情報に、全ての従業員が安全に安心にアクセスすることが出来るライセンスだからです。
Enterprise の E3 と フロントラインの F3、全く違うように見えますが、セキュリティの面は同じレベルのライセンスです。

Microsoft 365 E3 と Microsoft 365 F3 の比較

お知らせ

Microsoft 365 は働き方やPC/モバイルデバイスの使い方、そして利用したいアプリケーションによって様々なプランを選択する事ができます。

当社では、お客様に合ったMicrosoft 365ライセンスのコーディネートを積極的に行っております。ご紹介した Fシリーズのご紹介やご説明など、ご興味ございましたらお気軽にご相談ください。

2022年も3か月目に入りました。今月はセキュリティソリューションや Teams 電話に関する新機能が追加されたり、値上げがあったり、何かと注目の集まる Microsoft 365 ライセンス。皆さんは利用しているライセンスにどんな機能が含まれているかご存知でしょうか？
今回は、中小企業向けの Microsoft 365 ライセンス４つを比較してみました。まだ Microsoft 365 を導入していなくても、何を選択すべきか検討にお役立ていただければと思います。

Microsoft 365 Business Basic

Microsoft 365 Business Basic は、中小企業向けライセンスの中では最もリーズナブルなライセンスです。SharePoint や Teams を始め、Microsoft 365 の標準機能は全て含まれているため、Microsoft 365 初心者の方に多く利用されています。

Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standard は、デスクトップ版の Office が利用可能です。Microsoft 365 の標準機能ももちろん利用可能で、名前の通り最も「スタンダード」なライセンスです。

Microsoft 365 Apps for business

Microsoft 365 Apps for business は、デスクトップ版のOffice、Outlook、OneDrive のみのシンプルなライセンスです。買い切り版の Office と内容は似ていますが、常に最新版の Office アプリケーションが利用可能な為、サポート期限を気にする必要がありません。

Microsoft 365 Business Premium

Microsoft 365Business Premium は、Business Standard の機能に加えてセキュリティ機能も充実したライセンスです。
Enterprise Mobility + Security E3 が含まれている為、条件付きアクセスやシングルサインオンの利用が可能で、2022年3月1日よりエンドポイント保護が可能な Microsoft Defender for Business も追加された注目のライセンスです。

Microsoft Defender for Business を始め、その他セキュリティ強化に関しまして、現在短納期・無償のご支援プランをご用意しております。ご興味のある方は以下リンクより詳細のご確認、お問い合わせをお願いいたします。